ลักษณะของบัญชีเงินสด

ลักษณะของบัญชีเงินสด บัญชีเงินสดนั้นสามารถจัดทำได้หลายลักษณะ ซึ่งแต่ละลักษณะนั้นแล้วแต่ผู้จัดทำจะสะดวกในการตรวจสอบ หรือตรวจดูข้อมูลเกี่ยวกับรายรับและรายจ่าย แต่จะเป็นลักษณะใดก็ตามจะต้องประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับชื่อเจ้าของบัญชีเงินสด วัน เดือน ปี ในการจัดทำบัญชีรายการรับเงินและรายการจ่ายเงิน

งานบันทึกบัญชีเงินสด

บัญชีเงินสด หมายถึง บัญชีที่ใช้สำหรับบันทึกรายรับและรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริงในแต่ละวัน ซึ่งบัญชีเงินสดสามารถทำได้ทั้งที่เป็นรายบุคคลและส่วนรวม การทำบัญชีเงินสดทำให้ทราบว่ารายได้และรายจ่ายที่แท้จริงว่าเป็นอย่างไร ทำให้ทราบฐานะทางการเงินว่ารายได้และรายจ่ายเป็นอย่างไร ถ้าจะปรับปรุงรายรับและรายจ่ายจะปรับปรุงส่วนใด และสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้

บทบาทของนักบัญชี

ในอดีตบทบาทนักบัญชี
1. คือ "ผู้ตาม" กล่าวคือ ผู้นำเอกสารมาลงบัญชี และจัดทำงบเพื่อจัดส่งหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง ตามความต้องการของนายจ้าง
2. คือ "ผู้ไม่มีความคิดสร้างสรรค์" กล่าวคือ ผู้ไม่รู้จักการเสนอแนะวางแผนการจัดทำบัญชี เพื่อเสียภาษี โดยใช้ข้อมูลทางบัญชี มาจัดทำ จะยึดทำตัวเลขตามคำสั่งหรือความต้องการของนายจ้างเป็นหลัก
3. คือ "ผู้ไม่รอบรู้จริงในหน้าที่การงาน" กล่าวคือ เป็นผู้ที่รู้แต่ตำรา แต่ถามว่าในทางปฏิบัติ ถ้าต้องทำงานความรู้ในเรื่องภาษีอากร การกรอกแบบ การจัดเรียงเอกสาร การแก้ไขปัญหา เช่นต้อง เปิดใบกำกับ และมีของแถมต้องจะต้องออกบิลอย่างไร เป็นต้น โดยเฉพาะผู้ที่เพิ่งจบการศึกษา
4. คือ "ผู้ที่คนรอบข้างไม่ให้ความสำคัญ" กล่าวคือ เป็นผู้ที่รู้รายละเอียดจากเอกสาร เมื่อฝ่ายต่างๆ ได้ดำเนินการไปแล้ว และคอยตามแก้ปัญหาในเรื่องเอกสาร และไม่ค่อยได้รับความร่วมมือจากฝ่ายใดๆ เมื่อขอให้ร่วมมือ
5. คือ "ผู้ที่แก่ง่ายแต่ตายยาก" กล่าวคือ บริษัทจะกำไร หรือขาดทุน ก็ต้องมีนักบัญชี แม้จะมีการปลดพนักงาน ฝ่ายใด แต่นักบัญชีจะเป็นตัวเลือกสุดท้ายที่จะปลด เนื่องจาก เป็นวิชาชีพที่กฏหมายบังคับให้บริษัทต้องมี อีกทั้งในการทำงานจะเจอแต่ตัวเลขและเอกสาร จึงอาจทำให้แก่ก่อนวัยอันควรเนื่องจากความเครียด

ทีนี้เรามาดูความต้องการของผู้บริหารกับนักบัญชี
1. บทบาทของนักบัญชีในสายตาของผู้บริหารองค์กร
1.1 ศูนย์ข้อมูล - ข้อมูลทุกอย่างที่จะใช้ในการตัดสินใจ - ข้อมูลถูกต้องแม่นยำ - ข้อมูลถูกต้องตามเวลาที่ต้องการ
1.2 ให้คำปรึกษา - นโยบายด้านการขายและการบริการ - นโยบายด้านบริหารงานบุคคล - นโยบายด้านบัญชี - การเงิน - นโยบายด้านภาษีอากร - นโยบายด้านบริหารสินทรัพย์ - นโยบายด้านการลงทุน
1.3 ดูแลการหมุนเวียนเข้าออกของเงินสด ( Cash Flow ) - การดูแลให้มีประสิทธิภาพในการเก็บหนี้สูงสุด - การควบคุมการใช้จ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณ - การดูแลให้มีการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือที่คล่องตัว - การดูแลให้โครงการลงทุนเป็นไปอย่างเหมาะสม - การดูแลจัดหาแหล่งเงินทุนเมื่อต้องการ
1.4 หน่วยสนับสนุนและส่งเสริมการเจริญเติบโตขององค์กร - ไม่รั้งรอที่จะลงทุนเมื่อมีโอกาสดี - การกำหนดผลตอบแทนการทำงานต้องจูงใจ
1.5 การให้ข้อมูลด้านเศรษฐกิจเพื่อใช้ในการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
1.6 กำกับดูแลให้ธุรกรรมขององค์กร ให้มีธรรมาภิบาล
1.7 เป็นตัวจักรสำคัญในการซื้อขาย / ควบกิจการ - วิเคราะห์โครงการ - นำเสนอโครงการ - ทำ Due Diligence ( การเข้าใปตรวจสอบและประเมินมูลค่าสินทรัพย์ ) - ทำ Integration ( เป็นขั้นตอนหนึ่งในการควบรวมกิจการระยะเริ่มแรก )
1.8 จัดรวบรวมข้อมูลอ้างอิงเพื่อใช้ในการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ผู้บริหารต้องการข้อมูลอะไรจากนักบัญชีในการบริหารงาน
2.1 ข้อมูลทางการเงิน งบการเงิน - งบดุล - งบกำไรขาดทุน - งบกระแสเงินสด
2.2 ข้อมูลวิเคราะห์เปรียบเทียบ - อัตราส่วนทางการเงิน - วิเคราะห์ยอดขาย - วิเคราะห์กำไรขั้นต้น - รายงานเปรียบเทียบกับงบประมาณ
2.3 ข้อมูลทางเศรษฐกิจ
2.4 ประมาณการกระแสเงินสด
2.5 ข้อมูลของคู่แข่งทางการค้า
3. นักบัญชีจะช่วยผู้บริหารได้อย่างไร
3.1 ให้การสนับสนุนในเชิงตัวเลขแก่ฝ่ายบริหารและฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
3.2 จัดทำงบประมาณและติดตามควบคุมการใช้งบประมาณ
3.3 กำหนดกฏเกณฑ์และระเบียบวิธีปฏิบัติขององค์กร
3.4 กำกับดูแลให้กิจกรรมต่างๆ ขององค์กรอยู่ในกฏเกณฑ์และดำเนินการตามนโยบายที่วางไว้
3.5 จัดระบบขององค์กรให้มีการตรวจสอบได้ง่าย

ความหมายของปีภาษี

ปีภาษี หมายถึง ปีปฏิทิน คือช่วงเวลาตั้งแต่ 1 มกราคมถึง 31 ธันวาคมปีเดียวกัน การคำนวณภาษีจึงถือเอาเงินได้ของบุคคลที่เข้าลักษณะต้องเสียภาษีซึ่งเกิดขึ้นในช่วงเวลาดังกล่าวมารวมกันเรียกว่า เงินได้พึงประเมินของปีภาษีนั้น

ความหมายของสมการบัญชีและงบดุล

สมการบัญชี หมายถึง ความสัมพันธ์ของสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ ซึ่งต้องมีลักษณะสมดุลกันเสมอ
งบดุล หมายถึง รายงานที่จัดทำขึ้น เพื่อแสดงให้ทราบถึงฐานะการเงินของบุคคลหรือกิจการค้า ณ วันใดวันหนึ่งว่ามีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของเป็นจำนวนเงินเท่าใด
ประเภทของงบดุล งบดุลแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. งบดุลแบบบัญชี
2. งบดุลแบบรายงาน
ประโยชน์ของงบดุล คือ ทำให้ทราบฐานะการเงินของบุคคลหรือกิจการค้าว่ามีจำนวนเท่าใด และยังทำให้ทราบว่าจำนวนเงินสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ ( ทุน ) มีจำนวนเท่าใด
วิธีการจัดทำงบดุล
1. ส่วนหัวของงบดุล ประกอบด้วย 3 บรรทัด ดังนี้
บรรทัดที่ 1 เขียนชื่อบุคคลหรือชื่อกิจการค้า
บรรทัดที่ 2 เขียนคำว่างบดุล
บรรทัดที่ 3 เขียน วัน เดือน ปี ที่จัดทำงบดุล
2. แบ่งงบดุลออกแบบ 2 ด้านๆละเท่ากัน ด้านซ้ายให้เขียนว่า สินทรัพย์ ด้านขวาให้เขียนว่า หนี้สินและส่วนของเจ้าของ
3. ให้เขียนรายการ สินทรัพย์ไว้ด้านซ้าย พร้อมจำนวนเงิน เขียนรายการหนี้สิน และส่วนของ เจ้าของ ( ทุน ) ไว้ด้านขวา พร้อมจำนวนเงิน



ตัวอย่างเรื่อง สมการบัญชีและการทำงบดุล

ตัวอย่างที่ 1 สมการบัญชี
กรณีกิจการไม่มีหนี้สิน สมการบัญชีจะเป็นดังนี้
สินทรัพย์ = ส่วนของเจ้าของ (ทุน)
กรณีกิจการมีหนี้สิน สมการบัญชีจะเป็นดังนี้
สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน
หรือ ทุน = สินทรัพย์ - หนี้สิน
ตัวอย่างที่ 2 การคำนวณหาสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ โดยใช้สมการบัญชี

กิจการของนายสุชาติ มีสินทรัพย์ดังนี้ เงินสด 45,000 บาท เงินฝากธนาคาร 65,000 บาท เครื่องตกแต่งร้าน 20,000 บาท อาคาร 600,000 บาท ที่ดิน 400,000 บาท สมมติว่านายสุชาติได้กู้เงินธนาคาร จำนวน 120,000 บาท แสดงว่านายสุชาติมีหนี้สิน 120,000 บาท ให้หาทุนของนายสุชาติ มีเท่าไร
วิธีทำ ให้รวมสินทรัพย์ทั้งหมดของนายสุชาติ ซึ่งเท่ากับ 1,130,000 บาท (45,000+65,000+20,000+600,000+400,000) คือเอาตัวเลขของสินทรัพย์นายสุชาติ มารวมกัน ให้ใช้หลักสมการบัญชีคือ ทุน = สินทรัพย์-หนี้สิน
สินทรัพย์ = 1,130,000
หนี้สิน = 120,000

สมการบัญชี ทุน = สินทรัพย์-หนี้สิน
1,010,000 = 1,130,000 – 120,000
1,010,000 = 1,010,000

คุณสมบัติของนักบัญชีที่ดี

นักบัญชีที่ดี ต้องมีคุณสมบัติ ดังต่อไปนี้
1. ต้องมีความซื่อสัตย์ ละเอียด ถี่ถ้วน รอบคอบ ขยัน และอดทน
2. ศึกษากฎหมายเกี่ยวกับการบัญชี และภาษีอากรที่เกี่ยวข้องตลอดเวลา
3. หลักฐานหรือเอกสารการเงิน – การบัญชีทุกฉบับ ควรเก็บรักษาไว้ที่ปลอดภัยตามเวลาที่กฎหมายกำหนด
4. รักษาความสะอาด และความเรียบร้อยของสมุดบัญชีทุกเล่ม
5. การมอบ หรือรับมอบเอกสารเกี่ยวกับการเงิน ตรวจให้ละเอียด, ถี่ถ้วน, เรียบร้อย
6. การจ่าย หรือรับเงินทุกครั้ง เรียกหลักฐานเก็บไว้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชี
7. การทำบัญชีพบการทุจริต เสียหาย ต้องรีบแจ้งผู้มีอำนาจทราบทันที เพื่อหาทางแก้ไข
8. มีจรรยาบรรณของนักบัญชี ไม่เปิดเผยข้อมูล และไม่วิจารณ์ การดำเนินงานของ กิจการที่ทำบัญชีอยู่

ความหมายของ "การบัญชี" และ "การทำบัญชี"

การบัญชี (Accounting) หมายถึง งานศิลปะของการนำรายงานและเหตุการณ์ทางการเงินมาจดบันทึก จัดหมวดหมู่ สรุปผล และวิเคราะห์ ตีความอย่างมีหลักเกณฑ์
คำว่า การบัญชี (Book-keeping) ได้มีผู้ให้คำจำกัดความไว้มากมาย เช่น "การบัญชี คือ การจดบันทึกรายการค้าต่างๆ ที่เกี่ยวกับการรับ-จ่ายเงิน และสิ่งที่มีค่าเป็นเงินไว้ในสมุดบัญชีอย่างสม่ำเสมอ เป็นระเบียบถูกต้องตามหลักการ และสามารถแสดงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการในระยะเวลาหนึ่งได้"
การทำบัญชี (Bookkeeping) หมายถึง งานประจำที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกและรวบรวมข้อมูลประจำวันเพื่อให้สามารถจัดทำงบการเงินได้ การทำบัญชีเป็นงานย่อยส่วนหนึ่งของการบัญชีบุคคลผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการบัญชี เรียกว่า นักบัญชี (Accountant) ส่วนผู้ที่มีหน้าที่บันทึกและรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการเงินประจำวัน เรียกว่า ผู้ทำบัญชี (Bookkeeper) ประโยชน์และวัตถุประสงค์ของการบัญชี
1. ช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถควบคุมรักษาสินทรัพย์ของกิจการได้
2. ช่วยให้ทราบผลการดำเนินงานของกิจการ ในรอบระยะเวลาใดเวลาหนึ่งว่า ผลการดำเนินงานที่ผ่านมา กิจการมีกำไรหรือขาดทุนเป็นจำนวนเท่าใด
3. ช่วยให้ทราบฐานะการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่งว่า กิจการในสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน ซึ่งเป็นส่วนของเจ้าของกิจการเป็นจำนวนเท่าใด
4. การทำบัญชีเป็นการรวบรวมสถิติอย่างหนึ่งที่ช่วยในการบริหารงาน และให้ข้อมูลอันเป็นประโยชน์ในการวางแผนการดำเนินงาน และควบคุมกิจการให้ประสบผลสำเร็จตามความมุ่งหมาย
5. เพื่อบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นตามลำดับก่อนหลัง และจำแนกตามประเภทของรายการค้าไว้
6. เพื่อให้ถูกต้องตามพระราชบัญญัติว่าด้วยการทำบัญชีของกิจการต่างๆ